Стъпка 1. Предварително планиране на консултациите

Подобно на всички механизми за контрол на качеството, консултирането отнема време. Предварителното планиране ще намали разходите и необходимото време, като ще гарантира провеждането на смислени консултации на достатъчно ранен етап. Определянето на времето за провеждане на консултациите е много важно за тяхното качество. 

Ако бъдат проведени прекалено късно, например след като министърът е взел решение, те се превръщат просто във фасада, при която мненията на заинтересованите страни реално нямат значение за окончателното решение. Ако се случи това, заинтересованите страни бързо ще дискредитират консултационните дейности на Вашата институция и дори легитимните консултации няма да се ползват с доверие. Консултациите на ранен етап, в момент, когато има възможност за гъвкавост по отношение на това дали и как да се действа, дават най-добрите резултати, изразени в стойността на консултациите и добрата воля на заинтересованите страни.

• Консултационната дейност следва да бъде пропорционална на важността на въпроса. Така както правите това за ОВ, и тук бихте могли да започнете да описвате важността на въпроса от гледна точка на броя на засегнатите хора, съществеността на социалното, екологичното и икономическото въздействие, политическото значение, рисковете и сложността, както и другите съответни въпроси. Това ще ви помогне да определите обхвата и вида на необходимите консултации, както и дали ще бъде необходима стандартна или пълна ОВ. За важни въпроси ще трябва да предвидите като минимум повече от 30 дни публикация в Интернет. Европейската комисия препоръчва 60 до 90 дни и обикновено осигурява 18-24 седмици за отговор. Не можете да предвидите достатъчно възможности за консултации, ако не планирате достатъчно рано.
   
• Поставете ясни цели за консултациите. Какво искате да постигнете? Консултациите могат да се използват, за да се гарантира баланс на противоположни интереси (например селско стопанство и околна среда), за събиране на информация, която не е налична в публичния сектор (например разходи по съобразяване или иновационни технологии, които предприятията могат да използват, за да спазят изискванията), или за изграждане на консенсус по противоречиви въпроси (чрез създаване на форуми за обсъждане на различни гледни точки). Би трябвало да сте си изяснили на достатъчно ранен етап кога консултацията ще се счита за успешна и кога ще се счита за неуспешна.
   
• Управлявайте избора на време и своевременността. Предварителните планове следва да се разработват възможно най-детайлно, включително графика за процеса на разработване на нормативния акт/стратегическия документ, в който се определят етапите и графика на консултациите. Графикът, разбира се, би могъл да бъде променен поради възникване на неочаквани събития, но консултациите следва да бъдат изрично планирани от самото начало, за да не бъдат забравени или съкратени при недостиг на време.
   
• Предвидете бюджет за консултационния процес. Публикацията в Интернет е много евтина, но другите форми на консултиране ще изискват допълнителни финансови ресурси. Би трябвало достатъчно рано да се предвиди бюджет за проучвания (наблюдения), семинари, рекламни листовки и други възможности за обратна връзка, за да са ясни финансовите ограничения и да не се забавя процесът на изготвяне на политиките. Важно е да не се подценява количеството ресурси – хора, пари и време – което би могло да се окаже необходимо за консултациите. Това се отнася както за публичния орган, провеждащ консултациите, така и за тези, с които се провеждат консултациите. Всеки етап изисква време и усилия: планиране и провеждане на консултациите, наемане при необходимост на специалисти по консултации, анализ на получените отговори, публикуване и разпространение на резултатите и оценка на консултациите¹.
   
• Адаптирайте и комбинирайте консултационните механизми според процеса на ОВ. Както се посочва по-долу в раздела “Как да се провеждат консултации”, ще интегрирате консултациите в процеса на ОВ, като изберете методите за консултиране, които имат най-голяма вероятност да генерират информацията, от която се нуждаете, за да завършите ОВ. В много ранния етап на планиране вероятно няма да разберете достатъчно и в големи детайли вида информация, който ще Ви е необходим, за да завършите ОВ, но би трябвало да сте в състояние да започнете да планирате дали ще ви е необходима конкретна секторна информация, демографска информация, здравна статистика, статистика за безопасността или сравнителни показатели и опит от други европейски страни. Колкото по-рано започнете да разбирате какви данни са необходими за изготвянето на ОВ, толкова по-рано ще можете да изберете ефективните методи за консултация.
   
• Адаптирайте и комбинирайте консултационните механизми според капацитета на заинтересованите страни. Както се посочва по-долу в Стъпка 4, ще интегрирате консултациите в процеса на ОВ, като изберете консултационни методи, които са подходящи за капацитета на важните заинтересовани страни. Дори на ранен етап следва да сте в състояние да определите дали политиката ще засегне съществен брой малки предприятия или интереси в селските райони, или разходите, или избора на потребителите. Всяка една от тези групи обикновено среща трудности с отговорите на онлайн консултации, следователно може да е необходим по-пълно разработен план за консултации, който включва други възможности за отговор. Без достатъчно предварително планиране няма да можете да отговорите по подходящ начин на потребностите на такива заинтересовани страни.

За най-важните въпроси някои европейски страни препоръчват самите консултации да се планират чрез консултиране. С други думи, вероятно ще пожелаете да се срещнете с основните заинтересовани страни на този ранен етап, за да ги информирате, че планирате консултации с тях и да поискате тяхното мнение за най-полезните форми и най-подходящия момент за консултациите. Този подход е доста полезен за предизвикване на предварителен интерес към консултациите в процеса на подготовка и за подобряване на качеството и конструктивността на отговорите на заинтересованите страни при действителните консултации.

¹Ireland Department of the Taoiseach (2005) Reaching Out: Guidelines on Consultation for Public Sector Bodies, p. 5.