Проект на ПМС за назначаване на допълнителен персонал за нуждите и в срока на прилагане на СПРЗСР 2023 – 2027 г. със средства от техническа помощ и на персонал на МИГ, изпълняващи стратегии за ВОМР, финансирани със средства от интервенция II.Ж.5…

Предложение 3: Липса на анализ на възможностите за вътрешна реорганизация и оптимизация

Текущо състояние (от Мотивите към ПМС): Мотивите не съдържат информация за проведен анализ на възможностите за оптимизиране на работни процеси, автоматизация или вътрешно преразпределение на човешки ресурси преди да се пристъпи към назначаване на допълнителен персонал.

Възражение/Предложение за добавяне на мотиви: Преди да се пристъпи към разширяване на административния апарат чрез назначаване на нов персонал, е от съществено значение да се изследват и изчерпят всички възможности за оптимизация на текущите ресурси и работни процеси. Предлагаме да се допълнят мотивите към ПМС със следната информация:

• Анализ на възможностите за оптимизация на работни процеси: Да се представи анализ на действащите работни процеси в МЗХ и ДФЗ, свързани с изпълнението на СПРЗСР, с цел идентифициране на възможности за тяхното рационализиране, опростяване и автоматизация. Например, внедряване на по-ефективни информационни системи, дигитализация на документи, или премахване на излишни административни стъпки.
• Оценка на възможностите за вътрешно преразпределение на човешки ресурси: Да се направи преглед на текущата заетост и натоварване на служителите във всички дирекции на МЗХ и ДФЗ, за да се установи дали съществуват неизползвани или неефективно използвани ресурси, които биха могли да бъдат пренасочени към дейности, свързани със СПРЗСР.

Обосновка на предложението: Прибягването до назначаване на допълнителен персонал следва да бъде крайна мярка, след като са изчерпани всички възможности за повишаване на ефективността на съществуващия административен капацитет. Липсата на такъв анализ създава впечатление за лесно решение, което може да не е най-ефективното от гледна точка на публичните финанси. Оптимизацията на процесите често води до по-голяма производителност, отколкото простото увеличаване на броя на служителите, и е индикатор за отговорно управление на административния апарат.

Предложение 2: Липса на разчет за определения брой и разпределение на персонала

Текущо състояние (от Мотивите и ПМС): Въпреки че Мотивите говорят за "недостиг на персонал" и "допълнителен персонал", конкретният брой на служителите, които ще бъдат назначени, не е изрично посочен в текста на ПМС, а разчетът, по който е определен този брой, не е приложен към предоставените документи (Мотиви и ПМС).

Възражение/Предложение за добавяне на мотиви: Липсва каквато и да е информация за това как е определен конкретният брой на допълнителния персонал, както и неговото разпределение по структурни звена. Предлагаме да се допълнят мотивите към ПМС (или като Приложение към тях) със следната информация:

• Подробен разчет за определения брой персонал: Да се представи методиката, използвана за определяне на броя на необходимите допълнителни служители. Този разчет следва да се базира на обективни критерии, като например стандарти за натоварване на един служител (брой проекти, които могат да бъдат обработени от един служител за определен период), оценка на времето, необходимо за изпълнение на отделни дейности, и други.
• Ясно разпределение на допълнителния персонал: Да се посочи конкретното разпределение на новите щатни бройки по дирекции, отдели или функции в рамките на МЗХ и ДФЗ. Например: колко експерти ще бъдат назначени за работа по интервенции за инвестиции, колко за директни плащания, колко за контрол, одит, или други специфични дейности, свързани със СПРЗСР.
• Сравнителен анализ (бенчмаркинг): Да се представи сравнителен анализ с практиките на други държави членки на ЕС относно съотношението между обем на финансиране/брой проекти и необходимия административен капацитет за управление на сходни стратегически планове.

Обосновка на предложението: Прозрачността при определянето на броя и разпределението на допълнителния персонал е от ключово значение за общественото доверие и за ефективното управление на публичните средства. Без ясен разчет, базиран на обективни критерии, съществува риск от необосновано увеличаване на администрацията, което може да доведе до неефективно изразходване на средства от техническата помощ. Конкретното разпределение ще позволи по-прецизна оценка на това дали новоназначеният персонал действително ще запълни съществуващи дефицити в капацитета там, където те са най-критични.

Предложение 1: Липса на конкретна обосновка за необходимостта от допълнителен персонал

Текущо състояние (от Мотивите към ПМС): Мотивите посочват: "изключителната сложност, широкият обхват и по-голямото финансиране на СПРЗСР 2023-2027 г. в сравнение с предходния програмен период 2014-2020 г. води до изключително голямо натоварване на служителите" и "налага спешни и адекватни мерки за осигуряване на достатъчен административен капацитет". Допълва се, че "е налице недостиг на персонал, който да обезпечи дейностите по изпълнение на СПРЗСР".

Възражение/Предложение за добавяне на мотиви: Настоящите мотиви за назначаване на допълнителен персонал са твърде общи и декларативни. Липсват конкретни данни и анализи, които да докажат действителната необходимост от увеличаване на броя на служителите. Предлагаме да се допълнят мотивите към ПМС със следната информация:

• Детайлен анализ на текущото натоварване: Да се представи количествен и качествен анализ на настоящото работно натоварване на служителите в Министерството на земеделието и храните (МЗХ) и Държавен фонд "Земеделие" (ДФЗ), ангажирани със Стратегическия план за развитие на земеделието и селските райони (СПРЗСР) 2023-2027 г. Този анализ следва да включва данни за обема на обработените документи (заявления, плащания, проверки), сложността на казусите и средното време за изпълнение на ключови дейности.
• Сравнителен анализ на обема и сложността на СПРЗСР 2023-2027 г. спрямо ПРСР 2014-2020 г.: Да се представи конкретен сравнителен анализ на дейностите, обхвата и финансирането между двата програмни периода. За всяка ключова функция следва да се посочи какво е нарастването на обема работа или сложността, което налага увеличаване на персонала. Например, ако има нови интервенции, да се детайлизира какви нови дейности изискват допълнителни ресурси.

Обосновка на предложението: Без подобна детайлна обосновка, решението за назначаване на допълнителен персонал изглежда произволно и не е базирано на обективни нужди. Публикуването на такива анализи ще осигури прозрачност, ще засили доверието в административния процес и ще даде възможност за адекватна обществена оценка на необходимостта от допълнителни публични разходи за заплати. Всяко увеличение на административния капацитет следва да бъде аргументирано с конкретни и измерими данни за ефективността и натоварването.